Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe bir işletmenin mihenk taşlarından biridir. Ön muhasebe de görev yapan kişi ya da kişiler işletme içerisinde ki mali işlerden sorumlu kişilerdir. Bir çok işlerini muhasebe yazılımları/programları üzerinden gerçekleştirirler. Bu sayede yapılan mali işler kayıt altına alınır ve raporlaması daha basit olur.
Ön muhasebenin sorumlu olduğu mali işler de kısaca şu şekildedir;
- Para akışları,
- Satışlar,
- Giren – çıkan faturalar,
- Stok durumları,
- Giren – çıkan çekler,
- Senetler,
- Personel maaşlarıdır.
Bu işlemler ne kadar kusursuz yapılırsa ileride problem yaşama olasılığı o kadar düşer.
Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?
Cari Hesap Takibi
Şirketin müşteri ve tedarikçi arasında ki hesapların toplamına cari hesap denir.
Tedarikçi firma iseniz (mal ya da hizmeti satan) BORÇ kısmına, Müşteri iseniz (mal ya da hizmeti satın alan) ALACAK kısmına yazılmalıdır. Böylelikle şirketin alacak ve borç ilişkisini düzenli ve detaylı bir şekilde takibini sağlayabilirsiniz.
Cari hesabın tutulmasındaki amaç geçmiş belge ve tüm konularla ilgili bilgi ve belge alınabilir olmasıdır. Fakat cari hesabın önemi geçmiş değil, güncel konular ile alakalıdır. Cari hesabı sürekli ve düzenli bir şekilde güncel tutmak daha önemlidir.
Cari hesap kontrolü için satılan birçok muhasebe programları vardır. Fakat bu programları satın almak istemiyorsanız Excel üzerinden de cari hesaplarınızın kontrolünü sağlayabilirsiniz.
Excel üzerinden cari hesap kontrolünü sağlamak isteyen şirketler, müşteriler ve tedarikçiler için ayrı cari kartlar oluşturması gerekir.
Cari Kart Oluşturma
Cari kart açılırken ALICI mı yoksa SATICI mı olduğuna dikkat edilerek açılması gerekir.
- Ad/unvan, vergi numarası (şahıs firması ise TC kimlik numarası), vergi dairesi (şahıs firması ise bağlı olduğu adresteki ilçe bilgisi), adres bilgisi ve telefon numarası bilgisi girilmelidir.
Kartların her zaman güncel olması ve bilgilerin düzenlenmesi oldukça önemlidir.
Zamanla, tablolarda oluşan artıştan dolayı kontrol etmesi ve analiz yapması oldukça güç olabilir. Şirketteki alacak-borç ilişkisi, müşteri ve tedarikçi zinciri arttıkça Excel üzerinden yapılan cari hesap kontrolü yeterli olmayacaktır.
Carilerin İşlenmesi
- Satmış olduğunuz mal ya da hizmeti BORÇ kısmına yazdıktan sonra, müşteriniz size ödemeyi hangi kanallar aracılığı ile yaptıysa not düşmeniz de fayda var.
İleri de acaba bu ödeme bankadan mı geldi, nakit mi verdiler yoksa çek mi aldık? diye sorgulamamak için hangi kanaldan geldiyse o şekilde cariden düşülmelidir.
Ödeme aldığınızda da bunu cari hesabınızdan ALACAK kısmına yazılması gerekmekte.
- Eğer ki tedarikçi değil de müşteri iseniz bu uygulamaların tam tersini yazmanız gerekmektedir. Satın almış olduğunuz mal ya da hizmeti ALACAK kısmına yazmalısınız.
Tedarikçinize ödemeyi sağladıktan sonra cari hesabınızdan düşmek için BORÇ kısmına yazmanız gerekmektedir.
Gelir ve Gider Faturalarının İşlenmesi
BA-BS Nedir?
Bilanço esasına göre defter tutan kişi ya da kurumların 5.000 TL ve üzeri fatura kesenlerin düzenledikleri formlardır.
5000 TL’yi aşan her faturanın matrahını alıp (K.D.V hariç tutar), belge adedi formlara yazılmalıdır. Bu işletmeden alınan ya da bu işletmeye kesilen faturanın ise KDV’siz olarak toplam 5.000 TL olması gerekir.
- BA: Satın almış olduğunuz ürün ya da hizmete denir. Sizin Ba’nız karşı tarafın BS’sidir.
- BS: Satmış olduğunuz ürün ya da hizmete denir. Sizin Bs’niz karşı tarafın Ba’sıdır.
Muhasebe de hemen hemen her şey 1 ay geriden gelir. Örneğin Mart ayında Şubat ayının evraklarını, Şubat ayında ise Ocak ayının evrakları işlenir.
Diyelim ki Haziran ayındasınız Mayıs ayının alış ve satış faturalarının Ba/Bs sini en geç Haziran ayının 15’i gibi Mali Müşavirinize teslim etmeniz gerekmektedir. Çünkü her ayın 26’sında beyannamenin son günüdür.
Ne kadar erken teslim ederseniz eksik kalan bir belgeniz olduğunuz da bunun fark edilmesi daha kolay olur. Ba ve Bs eksiksiz olarak tamamlanması gerekir.
Her ayın en geç 20’sin de gerek telefonla gerekse mutabakat mektubu ile kontrol sağlanması gerekir. Çünkü kanuni sürede verilmeyen beyannamelere 1600 TL özel usulsüzlük cezası kesilir.
Kimler BA / BS Vermek Zorundadır?
Ba/Bs formalarını, bütün Anonim ve Limited şirketler aylık olarak beyan etmek zorundadır. Şahıs şirketlerinin böyle bir zorunluluğu bulunmamaktadır.
Şahıs şirketleri belirli bir büyüklükte ise ve bilanço usulüne göre tutuluyorsa, ancak o zaman Ba/Bs formlarını beyan edilir.
Hangi Belgeler BA / BS Kapsamına Girer?
- 5.000 TL ve üzeri bütün mal ve hizmet faturası,
- Yurt dışına kesilen faturalar,
- İade faturaları,
- Kur farkı faturaları,
- Serbest meslek makbuzları,
- Gider pusulası,
- Yolcu biletleri.
